Akademia wynajmu pojazdów użytkowych

Pojazd zastępczy

Pojazd zastępczy rozumiany jako gwarancja mobilności to podstawa usługi wynajmu pojazdów użytkowych, odróżniająca wynajem od leasingu. Nie możliwość wykupu pojazdu po ustalonym okresie używania, nie zakres usług serwisowych objętych opłatą miesięczną, nie nazwa umowy odpłatnego używania, tylko właśnie pojazd zastępczy.

Klient decyduje się na wynajem pojazdu użytkowego głównie z powodów operacyjnych, a nie finansowych. Jeżeli klient decyduje się na wynajem 21 pojazdów to płaci czynsz za 21 pojazdów i codziennie korzysta z 21 pojazdów, dokładnie tylu, ile potrzebuje.  Jeżeli jeden z nich się psuje i nie da się go szybko naprawić to otrzymuje pojazd zastępczy, którym może kontynuować zaplanowane zadania. Gwarancja mobilności robi różnicę. Jeśli Wynajmujący ponosi odpowiedzialność za dostępność wynajętego pojazdu to wtedy jest to usługa kompletna. Takiej usługi chcą Klienci. Taka usługa ma sens.

Naprawa pojazdu unieruchomionego wskutek awarii czy uszkodzenia może potrwać kilka godzin, kilka dni, kilka tygodni czy nawet kilka miesięcy. Brak pojazdu zastępczego na okres naprawy pojazdu wynajmowanego to brak odpowiedzialności Wynajmującego za czas naprawy – jeśli nie musi udostępniać pojazdu zastępczego na czas naprawy będzie w pierwszej kolejności minimalizował swoje koszty – nie szybkość naprawy determinuje wtedy jego postępowanie, lecz jak najniższe koszty operacji (zamiast naprawiać szybko ale drożej można naprawić wolniej ale taniej). Pozostawienie Klienta bez pojazdu zastępczego wypacza formułę wynajmu.

Pojazd zastępczy to dobry przykład uwypuklający różnice w wynajmowaniu samochodów osobowych oraz pojazdów użytkowych. W samochodach osobowych koncentrujemy się na wożeniu osoby, najczęściej tej która pojazdem kieruje. Jeżeli samochód osobowy ulegnie awarii nie pozwalającej na kontynuację jazdy a Wynajmujący nie podstawi pojazdu zastępczego, kierowca może przemieścić się dowolnym środkiem komunikacji: taksówką, pociągiem, autostopem.

W przypadku pojazdów użytkowych jest zupełnie inaczej, gdyż wieziemy serwis lub towar.

Pojazdy serwisowe to te, które świadczą usługi nie realizując zadań przewozu towaru, takie jak np.: pomoc drogowa, mobilny serwis techniczny, ambulans, zamiatarka, pług śnieżny, wóz strażacki, w których kluczowe jest ich specjalistyczne wyposażenie. W przypadku unieruchomienia pojazdu serwisowego nie dojedzie on do awarii, nie przeprowadzi umówionego serwisu, nie przewiezie osób chorych, nie posprząta lub nie odśnieży drogi, czy nie ugasi pożaru.

Pojazdy transportowe to te, które przewożą towary, np. skrzyniowe, firanki, kontenery, izotermy, chłodnie, hakowce, cysterny, wywrotki, bankowozy. Przewożą one różne towary w różnych opakowaniach i różnych warunkach (żywność, leki, kwiaty, meble, artykuły RTV-AGD, materiały budowlane, środki pieniężne) realizując konkretne zlecenia transportowe.  W przypadku unieruchomienia pojazdu transportowego nie zostanie dowieziony towar, który, w niektórych przypadkach, może ulec zniszczeniu lub nastąpi utrata jego wartości.

W przypadku pojazdów użytkowych pojazd zastępczy jest kluczowy. Jeżeli Najemca potrzebuje gwarancji mobilności to szuka usługi kompletnej z pojazdem zastępczym.

Oczywiście w teorii można tak serwisować pojazd i jego wyposażenie, żeby awarii uniknąć, robiąc przeglądy i naprawy prewencyjne po każdym dniu, po każdej trasie, jak w samolotach. Tylko, abstrahując od konstrukcji samolotów oraz kosztów takiej prewencji, jak przewidzieć szkody?

W sytuacji szkody unieruchamiającej pojazd użytkowy, niezależnie od przyczyny jej powstania, Najemca oczekuje pojazdu zastępczego tak samo jak w przypadku awarii. Temat sprawcy szkody, kosztów jej naprawy i odszkodowania są oczywiście ważne, ale jeszcze ważniejsza jest kontynuacja pracy. Tyle że pracę tę można wykonać tylko pojazdem o określonej specyfikacji…

Definicja pojazdu zastępczego jest zawsze trudna do ustalenia. Oczywiste jest, że pojazd zastępczy powinien być tego samego rodzaju (samochód, ciągnik, przyczepa, naczepa) i kategorii prawa jazdy, co pojazd wynajmowany, ale dla jednego Klienta ważna będzie ilość palet a dla drugiego ładowność, dla innych ilość komór i temperatura przewozu towaru, objętość cysterny, możliwość załadunku bocznego, górnego, udźwig windy czy wysięg żurawi, itd. Moje kilkudziesięcioletnie doświadczenie podpowiada mi, że powinna ona brzmieć następująco: pojazdem zastępczym może być każdy pojazd zdolny do wykonywania zadań serwisowych/przewozowych realizowanych przez unieruchomiony pojazd wynajmowany. Definicja otwarta i precyzyjna jednocześnie. Ale niewystarczająca przy braku zrozumienia potrzeb Klienta i braku współpracy z zachowaniem zdrowego rozsądku. Czy samochodem 18-paletowym można zrealizować przewóz 16 palet? Tak. Czy samochodem 16-paletowym można zrealizować przewóz 18 palet? Nie. W praktyce może być inaczej: w pierwszym przypadku samochód „większy” może się nie zmieścić w ciasnym zakręcie przy dojeździe do danego sklepu i to będzie powód odmowy przyjęcia takiego pojazdu zastępczego, a w drugim przypadku unieruchomiony pojazd 18-paletowy będzie miał do zrealizowania danego dnia dostawę 16 palet i ten „mniejszy” pojazd zastępczy zostanie zaakceptowany.

Dostępność

Skąd się biorą pojazdy zastępcze? Dużego wyboru nie ma. Pojazd zastępczy można wypożyczyć w chwili potrzeby z wypożyczalni albo trzeba go kupić wcześniej czyli posiadać własną flotę pojazdów zastępczych.

O ile w samochodach osobowych wyzwanie stanowi bardziej cena krótkoterminowego wypożyczenia pojazdu niż ich dostępność, o tyle w pojazdach użytkowych jest zazwyczaj odwrotnie. Zależnie od rodzaju i specyfikacji pojazdu. Zwykłe „busy”, jak z niewiadomych powodów nazywane są dostawcze vany (czyli blaszane furgony) są dostępne w wielu wypożyczalniach, rozsianych na terenie Polski i Europy. Ciągniki siodłowe czy popularne naczepy również można wypożyczyć, z pewnym wysiłkiem ale można.

Natomiast im bardziej mówimy o „solówkach” (podwoziach z zabudową) i im bardziej kierujemy się w stronę dystrybucji, tym trudniej znaleźć właściwy pojazd zastępczy. Nie za długi, nie za krótki, nie za ciężki, nie za lekki, jak w sam raz. W tej kategorii pojazdów Wynajmujący musi zbudować swój własny park pojazdów zastępczych właściwy dla wynajętej floty. Musi kupić ich więcej niż szacuje. I rozlokować je tam, gdzie spodziewa się że będą potrzebne.

Cena

Niezależnie od sposobu ich pozyskiwania pojazdy zastępcze stanowią konkretne koszty, które trzeba wkalkulować w cenę usługi. Jednym ze sposobów obniżenia kosztów własnych floty pojazdów zastępczych jest ich wynajem krótkoterminowy. Wynajmujący, który dobrze/tanio to zorganizuje i mniejszą ilością pojazdów zastępczych obsłuży kontrakty wynajmu długoterminowego, nie będzie musiał znacząco podwyższać czynszu najmu z tytułu pojazdu zastępczego. Tak czy inaczej pojazd zastępczy wliczony w koszt usługi podnosi stawkę czynszu najmu. Z uwagi na możliwość utylizacji jednego pojazdu zastępczego dla wielu Klientów koszt ten jest niższy od kosztu utrzymywania na stanie Klienta dodatkowych „pojazdów zapasowych” w przypadku flot finansowanych leasingiem, kredytem lub ze środków własnych.

W wynajmie pojazdów użytkowych pojazd zastępczy najczęściej udostępniany jest bez limitu czasu, czyli na cały okres naprawy unieruchomionego pojazdu wynajmowanego. Bezpłatne korzystanie z pojazdu zastępczego następuje wtedy, gdy unieruchomienie pojazdu wynajmowanego jest skutkiem awarii pojazdu podczas jego normalnej eksploatacji lub szkody powstałej z winy osób trzecich. Najemca nie odpowiada ani za powstanie tych zdarzeń, ani za czas naprawy pojazdu. To jest ryzyko Wynajmującego.

A co w przypadku awarii lub szkód uniemożliwiających kontynuację jazdy pojazdu, ale powstałych z winy Najemcy? Wynajmujący, na życzenie Najemcy, udostępnia mu pojazd zastępczy, tyle że odpłatnie. Oczywiście należy uzgodnić wg jakich stawek – wg cenników wynajmu krótkoterminowego, długoterminowego, czy ustalanych każdorazowo. Trzeba jednak pamiętać że priorytetem jest organizacja pojazdu zastępczego a cena jego użyczenia jest drugorzędna. 

Nieudostępnienie pojazdu zastępczego nie powinno się zdarzyć. Jeżeli z jakichś nadzwyczajnych powodów jednak do tego dojdzie, najczęstszym skutkiem finansowym jest brak naliczania czynszu. W praktyce polega to na korekcie czynszu w okresie, w którym Najemca nie mógł korzystać ani z pojazdu wynajmowanego ani z pojazdu zastępczego. Trzeba jednak pamiętać, że Klient oczekuje mobilności pojazdu a nie korekty czynszu. Jeśli nie może używać pojazdu wynajętego i nie ma pojazdu zastępczego sam musi sobie znaleźć dodatkowy pojazd i najczęściej nie o koszt jego pozyskania chodzi tylko o problem z jego znalezieniem i czas temu poświęcony. Po to skorzystał z wynajmu, żeby się tym nie musiał zajmować.

Transfer

Najczęściej pojazd zastępczy jest dostarczany przez Wynajmującego a zwracany przez Najemcę.

Wynajmujący zawozi pojazd zastępczy do uzgodnionego miejsca, najczęściej do oddziału Najemcy, pod załadunek, w uzgodnionym czasie, np. w ciągu 24 godzin, a gdy termin ten wypada w dzień wolny od pracy to następnego dnia roboczego rano.  

W przypadku gdy dzień, w którym nastąpiła awaria/szkoda pojazdu, może być dniem zakłóconym pod względem operacji transportowych, ale dzień następny ma być dniem normalnej pracy, pojazd zastępczy musi być dostarczony przed jego załadunkiem i/lub wyruszeniem w trasę. Jeżeli pojazd podstawia się pod załadunek czy wyrusza w trasę o godzinie 03:00 to Wynajmujący powinien dostarczyć Najemcy pojazd zastępczy przed tą porą, co często w praktyce oznacza jego dostawę do końca poprzedniego dnia. W przypadku gdy wysiłek i koszt logistyczny związany z dostarczaniem pojazdu zastępczego jest uciążliwy, można uzgodnić z Najemcą pozostawienie pojazdu zastępczego u Klienta, żeby był dostępny w każdej chwili, a gdy w danej lokalizacji Klienta znajduje się dużo pojazdów wynajmowanych może być to nawet ekonomicznie uzasadnione.

Pojazd zastępczy zwraca Najemca, odwożąc go do miejsca wcześniej uzgodnionego lub każdorazowo wskazanego przez Wynajmującego.

Zdarzało się, że Najemca poinformował Wynajmującego że odstawia pojazd zastępczy i  żeby ktoś po niego przyjechał, po czym jak kierowca Wynajmującego przyjechał to pojazdu nie było gdyż … pojechał w trasę. Dlatego pojazd zastępczy oddaje Najemca.

Gdy Najemca nie oddaje pojazdu zastępczego, pomimo że pojazd wynajmowany został naprawiony i jest gotowy do wydania, Wynajmujący ma prawo oczekiwać od Najemcy rekompensaty poniesionych kosztów (za używanie dwóch sprawnych pojazdów nie powinno się naliczać jednego czynszu).

W przypadku dalekobieżnego transportu zagranicznego, gdzie pojazd przemierza długie trasy i nie ma stałego miejsca swojego pobytu, albo bardzo rzadko je odwiedza, organizacja pojazdu zastępczego ma inny wymiar.  Jest oczywiste, że nie da się zawieźć własnego pojazdu zastępczego w ciągu kilku godzin, jeśli ma się do pokonania kilka tysięcy kilometrów.  W takim przypadku stosuje się jedno z dwóch rozwiązań: (1) umowa z międzynarodowymi sieciami wypożyczalni pojazdów ciężarowych i/lub umowy z lokalnymi wypożyczalniami w każdym kraju, głównie ciągniki siodłowe i naczepy (2) pojazd zastępczy jest do odbioru w uzgodnionym miejscu w Polsce, skąd wyjeżdża i dokąd wraca.

Współpraca

Sprawność działania kontraktu wynajmu pojazdów użytkowych z pojazdami zastępczymi wymaga zaangażowania i uczciwości zarówno Wynajmującego, który mobilność obiecuje, jak i Najemcy, który z tej mobilności korzysta. 

Wynajmujący nie powinien kalkulować opłacalności poszczególnych operacji, gdy finansowe skutki braku dostawy pojazdu zastępczego wydają się być niższe od kosztów jego dostarczenia, tylko powinien wywiązać się z ustaleń.

Najemca zaś nie powinien wmanewrowywać Wynajmującego w nieudostępnienie pojazdu zastępczego, gdy tego pojazdu nie potrzebuje (np. kumulując zgłoszenie wszystkich usterek wszystkich pojazdów w dniu poprzedzającym dzień w którym nie wszystkie pojazdy będą używane) w celu „uzyskania oszczędności”.

Pojazd zastępczy to czuły punkt współpracy. Zwłaszcza gdy Klient ma trudny dzień i oczekuje od Wynajmującego rozwiązywania problemów a nie ich generowania. W takich sytuacjach Klient często mówi, że pojazd zastępczy należy mu się natychmiast, że ma być choćby nie wiem co, i jeszcze coś o skałach… I trzeba go zrozumieć. Wynajmujący musi stanąć na wysokości zadania, gdyż jest partnerem biznesowym Najemcy. To czy będzie partnerem przez duże czy małe „P”, okaże się po latach współpracy.

Podsumowanie

Pojazd zastępczy to klucz do mobilności w wynajmie pojazdów użytkowych. A w świecie transportu i logistyki mobilność to podstawa. Każdy przestój pojazdu może oznaczać poważne kłopoty z utrzymaniem kontraktu i jego rentowności. Właśnie dlatego pojazd zastępczy stanowi fundament dobrze zorganizowanej usługi wynajmu pojazdów użytkowych. To nie jest dodatek, to element gwarantujący ciągłość pracy przedsiębiorstwa, nieodłączna część kompletnej oferty wynajmu pojazdów użytkowych. Zadaniem Wynajmującego nie jest sfinansowanie pojazdu tylko zabezpieczenie ciągłości pracy Najemcy. Wynajem to usługa.

Pojazdy użytkowe wynajmuje nie ten kto nie ma środków na ich zakup, tylko ten kogo „stać go na wynajem”. Dlatego, że wynajem z pojazdem zastępczym to najwyższa forma usługi: serwis z gwarancją mobilności.

PS. Co w przypadku gdy Klient chce wynająć pojazd bardzo egzotyczny, którego populacja jest tak niska, że prawie nie występuje w przyrodzie? Jak zorganizować pojazd zastępczy do kontraktu wynajmu … Papamobile? Trzeba kupić drugi taki sam, jeden do wynajmu, drugi jako zastępczy. I doliczyć go do czynszu pierwszego. Tylko kto zapłaci taki czynsz? Nikt. W takiej sytuacji należy ustalić z Klientem czasy usług przeglądowo-naprawczych akceptowalnych przez Najemcę. Brak mobilności pojazdu wynajmowanego zostanie ograniczony do przewidzianych przerw a odpowiedzialność Wynajmującego za sprawność pojazdu poza tym okresem zostanie zachowana.